Nosotros
Objetivo
Gestionar la estandarización de los documentos y registros, del archivo y la correspondencia en la UDES y establecer los controles para garantizar la adecuada administración y protección del patrimonio documental.
Alcance
Desde la recepción, creación, modificación, anulación, aprobación y control de los documentos y registros requeridos para el adecuado desempeño de los diferentes procesos de la Institución hasta el archivo, preservación y conservación de los documentos, en los campus de Bucaramanga, Valledupar, Cúcuta.
Equipo de trabajo
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Esperanza Rojas Rojas
Directora
651 65 00 ext. 1653
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Cherry Lizney Sandoval Duarte
Auxiliar Especializado
651 65 00 ext. 1651
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Stefany Chaparro
Auxiliar Especializado
651 65 00 ext. 1651
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Hilmina Pinto Carvajal
Auxiliar
651 65 00 ext. 1654
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Matilde Martínez Cabrejo
Auxiliar
651 65 00 ext. 1000
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Henry Esteban Guevara Rueda
Auxiliar Especializado
651 65 00 ext. 1651
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Políticas institucionales
La Universidad de Santander reconoce los documentos físicos o electrónicos como pieza fundamental para el desarrollo de su misión, pues aportan evidencia e información y contribuyen al conocimiento de las actuaciones pasadas y presentes, constituyéndose en patrimonio institucional y de la sociedad.
Gestión Documental tiene como propósito, gestionar la estandarización de los documentos y registros, del archivo y la correspondencia en la UDES y establecer los controles para garantizar la adecuada administración y protección del patrimonio documental.
Objetivo
La Política de Gestión Documental en la Universidad de Santander, hace referencia a las directrices emanadas para la producción, trámite, acceso y conservación de la información, sea cual fuese su soporte, mediante una adecuada interacción y coordinación de los productores de información, el área de tecnologías y la oficina de Gestión Documental.
Lineamientos generales
- En cada Campus de la Universidad se dispondrá de un área de archivo central
- Todos los planes y proyectos que se adelante en materia de gestión de documentos, deberán consultar las políticas establecidas
Lineamientos específicos
- Los documentos y registros de cada proceso o subproceso, debe atender a las funciones asignadas por la Institución
- Los documentos y registros producidos por la Institución, deben cumplir con los procedimientos establecidos para su creación, modificación o eliminación
- La Dirección de Gestión Documental presentará propuestas a la Alta dirección, de acciones para atender situaciones de contingencia, que afecten la prestación normal del servicio, con el fin de garantizar la continuidad del mismo
- Los procesos y/o subprocesos deben clasificar, ordenar y describir los documentos o registros producidos o recibidos en el ejercicio de sus funciones, según directrices en Instructivo organización de archivos y transferencias documentales GED-IN-002-UDES de Gestión Documental
- Solo se archivan los documentos que ya han cumplido el trámite por el cual fueron creados
- Los documentos y registros de la institución se conservarán en los archivos de gestión y central, según los tiempos establecidos en listado guía de series, subseries y tipos documentales o según resultado de valoración realizada por el Líder del proceso según necesidad institucional o normatividad aplicable.
- Los archivos de gestión serán organizados y controlados por la oficina que los produce, según Instructivo Organización archivos de gestión y transferencias documentales GED-IN-002-UDES, así mismo, el archivo central organiza y controla los archivos recibidos en custodia atendiendo disposiciones del Instructivo de Organización archivo central y disposición final de los documentos GED-IN-005-UDES; el director, jefe o coordinador de proceso y/o subproceso es responsable de la disponibilidad, integridad y confidencialidad de la información en concordancia con las políticas institucionales, las directrices de Gestión Documental y mediante los recursos que la Universidad proporcione para tal fin
- La información que se constituya como de archivo, soportada en medios electrónicos, estará sujeta a los procedimientos establecidos por Seguridad informática para garantizar la conservación, preservación y recuperación de la información, de forma íntegra en el tiempo
- Para la creación de documentos y registros se tendrá en cuenta la simplificación (eliminación de actividades que no agregan valor) y la oportunidad de mejora para el proceso y/o subproceso
- Las comunicaciones y los documentos académico-administrativos deben ser elaborados en los formatos y con los estilos establecidos
- Las comunicaciones institucionales se tramitan a través del área de correspondencia en cada uno de los campus, por el personal asignado para cumplir la función y bajo las directrices del Proceso de Gestión Documental
- Las comunicaciones institucionales se enumeran de forma consecutiva anualmente según directrices de la Oficina de Gestión Documental
- Las Transferencias documentales al archivo central se realizan atendiendo al cronograma de transferencias y comunicado institucional propuesto por el proceso de Gestión Documental y mediante el formato de inventario único documental
- Los documentos de apoyo no son documentos de archivo, por lo tanto, no se transfieren al Archivo Central para su custodia, el líder de proceso y/o subproceso autorizará su eliminación cuando estos pierdan utilidad o vigencia
- Las comunicaciones institucionales recibidas por la institución, se radican de forma consecutiva en las áreas de correspondencia de cada Campus, registrando además fecha y hora de recibo; así mismo, las comunicaciones despachadas se radican de forma consecutiva y en la planilla de control se registra la hora y fecha de recibo y radicado
- En cada Campus se dispone de cuenta de correo institucional para recibo de comunicaciones externas
- Las comunicaciones institucionales se abren, revisan, radican y registran. Las comunicaciones recibidas bajo el título de confidencial, solo se registran
- Las comunicaciones y actos formales de la Universidad se consideran confidenciales, por consiguiente, se prohíbe facilitar información de sus contenidos sin la expresa autorización del líder de proceso/subproceso o Directivos
- Las comunicaciones institucionales físicas o digitales se distribuyen a través del área de correspondencia designadas en cada campus, mediante mensajero interno autorizado, la cuenta de correo institucional de GED y en caso de requerirse, a través de una empresa de correos contratada para tal fin
- Los procesos, subprocesos y las áreas de correspondencia, llevarán registro de las comunicaciones recibidas y despachadas según las orientaciones de Gestión Documental
- Los procesos y/o subprocesos atendiendo sus funciones, deben dar respuesta a las solicitudes internas o externas dentro de los tiempos establecidos por la Institución o los entes de ley, según los procedimientos o instructivos establecidos
- La información a consultar o reproducir en el archivo central, debe corresponder a los documentos producidos por cada proceso o por solicitud de entes legales acreditados
- La consulta de documentos en los archivos de gestión por los funcionarios de otras dependencias o los ciudadanos, debe atender a los controles establecidos por el proceso y/o subproceso y de Gestión Documental
- Los servicios de Gestión Documental se solicitarán a través de los medios informados por el proceso en cada Campus
- Corresponde a la decisión resultante de la valoración de los documentos y que determina las acciones (conservación total, selección, reproducción o eliminación) que se deben realizar conforme a lo dispuesto en el Listado guía de series, subseries y tipos documentales o según resultado de valoración realizada por el Líder del proceso según necesidad institucional o normatividad aplicable
- La eliminación de documentos en los archivos de gestión, estará avalada por el líder de proceso o subproceso y el coordinador de Gestión Documental o su delegado
- Para la selección o eliminación de documentos en archivo central, se realizará una propuesta firmada por el líder de proceso o subproceso y el líder de Gestión Documental, que será avalada por el Comité Interno de Archivo
