La UDES dispone de un buzón virtual de PQRSF ¡Úsalo!

Con el propósito de promover las buenas prácticas, prestar un servicio de educación superior de alta calidad y fortalecer la comunicación asertiva entre la institución y sus partes interesadas; el Sistema de Gestión de Calidad de la Vicerrectoría Administrativa y Financiera de la Universidad de Santander ha facilitado una herramienta para identificar las necesidades y expectativas de cada uno de los miembros de la comunidad institucional, en pro de la eficiencia de los servicios y la atención oportuna a los procesos y/o subprocesos y procedimientos internos, en los menores tiempos posibles y bajo los mejores contextos, generando un valor agregado en la atención al cliente.

Esta herramienta la conocemos como PQRSF, la cual optimiza la prestación del servicio al usuario externo e interno, incentivando los procesos de mejora continua para su atención.

¿Como podemos utilizar la herramienta PQRSF?

Para tramitar una petición, queja, reclamo, solicitud o felicitación lo primero que debe tener en cuenta, es saber quién es la autoridad encargada de recibir y tramitar éstas. La Dirección del SGC-VAF, es la autoridad encargada de recibir y tramitar las PQRSF de los procesos y subprocesos que hacen parte de este sistema:

• Gestión Administrativa: Talento Humano, Planta Física, Logística, Compras, Mercadeo Institucional y Atención al Estudiante.
• Gestión TIC: Sistemas de Información, Infraestructura Tecnológica, Servicio a Usuario y Seguridad Informática.
• Gestión Financiera: Activos Fijos, Tesorería, Crédito y Cartera y Presupuesto.
• Gestión Documental.
• Registro y Control Académico.

Las PQRSF cuyo responsable sean procesos y/o subprocesos que no hagan parte del SGC-VAF, se direccionan al líder de Atención al Estudiante en cada campus.

Para el uso de la herramienta PQRSF, puede hacerlo mediante una carta o correo electrónico.También puede hacerlo vía telefónica, solicitando a la persona que reciba su llamada que haga el respectivo proceso para registrar el trámite de la PQRSF.

Tenga en cuenta que existe un buzón virtual PQRSF, el cual es una herramienta que está al alcance de todos. Debe ingresar a la página web institucional:

1. En el menú lateral derecho encontrará el listado de servicios
2. Elija la opción PQRSF:SGC-VAF
3. De clic en registrar PQRSF para acceder al formulario del buzón virtual

Cualquiera de las PQRSF que sean presentadas por cualquier usuario de los procesos y/o subprocesos de la institución, de manera verbal, escrita o por el buzón virtual, deben contener mínimo los siguientes datos:

1. Nombre de la persona, proceso y/o subproceso reportado.
2. Datos personales de quien formula la petición, queja, reclamo, sugerencia o felicitación, información e inquietudes: nombre completo, número del documento de identidad o código, teléfono, correo electrónico).
3. El objeto de la petición, queja, reclamo, sugerencia o felicitación, debidamente sustentado.
4. Si la petición, queja, reclamo, sugerencia o felicitación, afecta a terceros, deberá indicarse los datos de ese tercero.

Su opinión es muy importante para nosotros. Permítanos conocer su percepción frente a los servicios prestados por la institución.