Registro y Control Académico
VERIFICACIÓN DE DOCUMENTOS DE INSCRIPCIÓN DE ASPIRANTES A PROGRAMAS PRESENCIALES
  • ¿Cuáles son los tipos de aspirante dispuestos por la Universidad de Santander?

    Los tipos de aspirantes dispuestos por la UDES para pregrado son:

    • Aspirante nuevo nacional pregrado

    • Aspirante nuevo internacional pregrado

    • Aspirante por transferencia externa

    • Aspirante transferencia entre campus o programas UDES

    • Aspirante transferencia graduados

    • Aspirante movilidad interinstitucional nacionales

    • Aspirante movilidad interinstitucional extranjeros

    Los tipos de aspirantes dispuestos por la UDES para postgrado son:

    • Aspirante nuevo nacional postgrado

    • Aspirante nuevo internacional postgrado

    • Aspirante transferencia interna (graduados postgrados)

    • Aspirante transferencia interna postgrados (entre programas)

    • Aspirante transferencia interna postgrados (entre Campus)

    • Aspirante transferencia externa postgrados (otras universidades)

  • ¿Por qué el aspirante no se encuentra en la opción “revisión de documentos” en el proceso de inscripción?

    El aspirante no se encuentra en la opción revisión de documentos en el proceso de inscripción, porque no ha terminado de diligenciar el formulario por completo en la opción finalizar o se le aplica alguna corrección la cual el aspirante debe modifica en el sistema y finalizar su proceso nuevamente.

  • ¿Cómo se cambia el tipo de aspirante y el cambio de programa en el proceso de inscripción?

    Para cambiar el tipo de aspirante o de programa, debe la persona interesada enviar un correo a la oficina de Registro y Control Académico, así: en el caso de Cúcuta, en el caso de Valledupar, o , en el caso de Bucaramanga, solicitando la modificación del tipo de aspirante o de cambio de programa.

  • ¿Cómo aspirante de transferencia, ¿en qué dependencia debo radicar los documentos para el estudio de homologación?

    La radicación de documentos en original, la debe realizar ante la oficina de Registro y Control Académico, con la persona encargada del procedimiento de inscripciones.

  • ¿Cuáles son los requisitos de aspirantes de transferencia externa (Homologación, estudiantes de otras universidades)?

    Los requisitos de aspirantes de transferencia externa son: - Realizar la inscripción en la página de la universidad https://admisiones-buc.udes.edu.co (Bucaramanga), https://admisiones-cuc.udes.edu.co (Cúcuta) y https://admisiones-val.udes.edu.co (Valledupar). - Acta de grado de bachiller. - Diploma de bachiller o convalidación de título extranjero en el Ministerio de Educación Nacional. - Resultado del examen de estado colombiano (Saber 11) o en su defecto prueba equivalente avalada por Ministerio de Educación Nacional. - Documento de identificación. - Orden de pago de la inscripción. Además, presentar los documentos originales en medio físico o digital a la oficina de Registro y Control Académico: - Certificados originales de calificaciones expedidos por la universidad donde proviene. - Certificado de antecedentes disciplinarios. - Contenidos programáticos.

  • ¿Cómo puedo saber en qué estado me encuentro en el proceso de inscripción?

    El aspirante puede consultar el avance de su proceso de inscripción, a través de una línea de tiempo que se encuentra en la plataforma de inscripción, debe acceder con el usuario y contraseña establecido por la plataforma, así: https://admisiones-buc.udes.edu.co (Bucaramanga), https://admisiones-cuc.udes.edu.co (Cúcuta) y https://admisiones-val.udes.edu.co (Valledupar).

  • ¿Se puede realizar inscripción sin contar con las pruebas saber 11?

    No, las pruebas Saber-11 son un documento obligatorio en el proceso de inscripción y de admisión.

  • ¿Cómo se hace transferencia de programa académico o entre campus?

    Debe realizar el trámite de transferencia entre campus a través de la plataforma Génesis:

    Trámites académicos

    Dar clic en transferencia

    Seleccione el campus

    Seleccionar el programa

    Dar clic en solicitar transferencia

    Una vez solicite la transferencia debe esperar la aprobación por parte del programa y la oficina de Registro y Control Académico. Adicionalmente, debe realizar la inscripción a través de la página de la Universidad al campus donde desea realizar el traslado. Bucaramanga: https://admisiones-buc.udes.edu.co/#/ Cúcuta: https://admisiones-cuc.udes.edu.co/#/ y Valledupar: https://admisiones-val.udes.edu.co/#/

  • Si un aspirante está cargando los documentos para la inscripción y por el peso de los archivos no cargan ¿qué debe hacer?

    El peso máximo de un documento es de 1 MB y estos deben venir en formato PDF, para que cargue satisfactoriamente en el sistema. Si los archivos son pesados, se recomienda buscar una aplicación online que permita comprimir los archivos, para no tener inconvenientes a la hora de cargarlos al sistema.Si el problema persiste debe comunicarse con el subproceso de Mercadeo Institucional.

    Bucaramanga

    Cargo: Coordinador de Mercadeo institucional

    Celular: 3214797708

    Correo electrónico:

    Dirección: calle 70 # 55-210 Lagos del Cacique, Edificio Chibcha 2 piso

    Cúcuta

    Cargo: Coordinador Mercadeo Institucional

    Celular: 3142479265 - 3208798667

    Correo electrónico:

    Dirección: Avenida 4 esquina # 10N - 61 Urbanización El Bosque, Bloque administrativo 2 piso.

    Valledupar

    Cargo: Coordinador Mercadeo Institucional

    Celular: 33105850856 – 3105801095 – 3104297033 – 3122104801

    Correo electrónico: /

    Dirección: Cra. 6 N° 14-27.

  • APERTURA, REGISTRO Y CIERRE DE MATRÍCULA ACADÉMICA Y DE SUS MODIFICACIONES
    • ¿Por qué no puedo visualizar el recibo de matrícula?

      El recibo de pago no se visualiza porque: • Usted se encuentra inactivo • Porque se encuentra PFP • Porque su Pc tiene bloqueada la opción “ventana emergente”.

    • ¿Por qué no aparece la opción matrícula académica?

      La opción matrícula académica no aparece porque:

      • No se encuentra activo el pago financiero.

      • Pendiente de paz y salvo institucional.

    • Una vez efectuado el pago de matrícula, ¿cuánto tiempo tengo para realizar la matrícula académica?

      • El estudiante tiene como plazo para realizar matrícula académica, el periodo estipulado en el calendario académico; pero, una vez inicie su matrícula académica contará con un plazo de veinticuatro horas para registrar la totalidad de cursos.

      • En caso de presentar inconvenientes (cruce de horario, no disponibilidad de cupos, cambio de jornada), debe comunicarse con su coordinador para gestionar una solución al problema. Si el sistema se cierra debe gestionar ante Registro y Control Académico una prorroga con el fin de completar su matrícula.

      • En caso de pago extraordinario, extemporáneo, inclusiones, el sistema se habilitará una vez se encuentre registrado el pago financiero.

    • ¿En qué periodo se realiza la compra de créditos adicionales por parte del estudiante?

      La compra de créditos académicos adicionales se realiza en el periodo matriculas estipulados en el calendario académico, previa autorización de la coordinación académica, cumpliendo el requisito de 3.5 de promedio ponderado acumulado.

    • ¿Cuánto tiempo tiene el docente para el registro de notas en el sistema Galileo en cada corte?

      Durante las fechas establecidas previamente en calendario académico. Una vez registrada la primera nota, cuenta con un plazo de 24 horas para completar el registro y realizar modificaciones; de lo contrario, debe realizar el proceso de modificación de calificaciones.

    • ¿Cuáles son los documentos que se deben adjuntar para las siguientes actividades?

      Los documentos que se deben adjuntar para las siguientes actividades son:

      • Habilitaciones: acta de registro de notas y legalización del pago.

      • Validaciones: acta de registro de notas y legalización del pago.

      • Corrección de notas: nota interna aprobada por Consejo de Facultad, formato de modificación de calificaciones.

      • Cursos intersemestrales: reporte mediante nota interna de calificaciones y legalización del pago de los estudiantes matriculados.

    • ¿Qué procedimiento se debe seguir un estudiante cuando se cierra un grupo por escaso número de estudiante o división de grupo?

      Cuando se cierra un grupo por escaso número de estudiantes o división del mismo, el estudiante debe dirigirse a la respectiva coordinación para diligenciar el formulario de inclusión y cancelación, previa verificación de cupos disponibles en el curso a matricular. Una vez pase el tiempo de matrícula académica, los programas deben optimizar los grupos ofertados, revisando que se cumpla con la cantidad mínima de estudiantes matriculados en cada grupo; para los casos de los estudiantes que queden en los grupos cerrados, el coordinador del programa le informará al estudiante la novedad presentada y acordará la inclusión de otro grupo, para no afectar su matrícula académica. “No genera costos al estudiante”.

    • ¿Quiénes pueden realizar matrículas?

      • Los estudiantes.

      • Los Directores y Coordinadores de programas y departamentos de Formación Permanente.

      • Los funcionarios de registro y Control.

      El responsable de matrícula depende de la situación académica del estudiante.

    • GRADOS
      • ¿Cómo se realiza la postulación para grado por parte de un estudiante o egresado?

        La postulación para grado por parte de un estudiante o egresado se realiza en el periodo establecido en el calendario académico para grado, ingresando al sistema SIGA UDES (Génesis) en el cual debe aparecer un ícono para tal fin, para Bucaramanga https://genesis-buc.udes.edu.co; para Cúcuta https://genesis-cuc-udes.edu.co, Valledupar https://genesis-val.udes.edu.co.

      • ¿Qué documentos debe aportar el egresado para el procedimiento de grados?

        Los documentos que debe adjuntar un egresado para realizar el procedimiento de grados son:

        • Documento de identificación escaneado

        • Resultado de la prueba Saber Pro (Aplica para programa de Pregrado)

      • ¿Qué pasó a seguir debo realizar después de cumplir con los documentos y paz y salvo para grado?

        El estudiante debe ingresar a su génesis, en la opción donde se cargaron los documentos, se habilitará un botón para la descarga del recibo de derechos a grado. Una vez cancelado el valor, el estudiante debe enviar su recibo debidamente sellado a la oficina de Crédito y Cartera para legalizar el respectivo pago.

      • ¿Qué debo hacer para grado por secretaría?

        Para grado por Secretaría, debe realizar la solicitud por escrito a Secretaría General: indicando las razones por las cuales desea obtener el título mediante esta modalidad.

      • ¿Me pueden extender la fecha para el pago de los Derechos de Grado?

        Las fechas de pago de los Derechos de Grado no se pueden ampliar, debido que todo es un proceso que, si se retrasa uno, los demás también se ven afectados.

      • Si no me puedo postular a grado por génesis, ¿qué debo hacer?

        Debe enviar correo a indicando sus datos y notificando que no puede postularse a grado con el fin de verificar el motivo y brindar la mejor solución.

      • ¿Qué documentos se deben aportar para solicitar un duplicado de acta o diploma?

        Los documentos que se deben entregar en la oficina de Registro y Control Académico por parte de un graduado para solicitar duplicado de acta o diploma, son:

        • Oficio solicitando el duplicado del acta o diploma.

        • En caso de pérdida, debe instaurar el respectivo denuncio y adjuntar copia del mismo.

        • Fotocopia del diploma o acta de grado (en caso de tenerlo).

        • Fotocopia del documento de identidad.

        • Pago del duplicado respectivo.

      • ¿Qué documentos se deben aportar para solicitar la modificación de diploma y acta de grado por cambio de nacionalidad?

        • Diploma y acta original.

        • Registro civil actualizado.

        • Fotocopia del documento de identidad (anterior y actual).

        • Oficio solicitando el cambio de diploma y acta.

        • Pago legalizado por concepto de diploma y acta de grado.

      • CERTIFICADOS Y CONSTANCIAS
        • ¿Qué constancias se pueden solicitar por el aplicativo Génesis y cuáles directamente en la oficina de Registro y Control Académico?

          Las constancias que se pueden solicitar por el aplicativo Génesis, son:

          • Génesis: constancia de estudio y/o médico, cursó y aprobó, certificado de notas (se puede solicitar mas no descargar), horario de clase por asignatura, certificado histórico de notas (se puede solicitar mas no descargar), terminación de materias, certificado de buena conducta (se puede solicitar mas no descargar).

          • Mediante Correo electrónico: terminación de materias para judicatura, certificado de notas, buena conducta, graduados, solicitud de visas, certificados con firma original, promedio, prácticas, entre otras, certificados con características específicas.

        • ¿Dónde se encuentra inscrita la firma del Secretario General?

          Notaría Octava

        • ¿Dónde puedo encontrar el paso a paso de solicitud de certificados?

          El paso a paso se encuentra en el link: https://certificaciones.udes.edu.co/inicio.aspx

        • ¿Cuánto se demora un certificado?

          Certificados por Génesis, se habilitan una vez sea legalizado el pago ante Crédito y Cartera.

          Certificados con firma por parte de Secretaria General o necesiten ser autenticados ante Notaria, tendrá un tiempo de expedición de 10 días hábiles.

          Los certificados con caracteres específicos tendrán un transcurso de 5 días hábiles después de sus solicitudes para su entrega.

        • ¿Qué dependencia es la responsable de activar los pagos de las constancias solicitadas por Génesis?

          Crédito y Cartera es el subproceso encarado de activar los pagos de constancias solicitador por génesis.

        • REGISTRO DE CALIFICACIONES
          • ¿Cómo calcular el promedio del semestre?

            Para calcular el promedio del semestre se multiplica el número de créditos académicos de cada curso matriculado en el semestre por la calificación obtenida. Se suman los productos obtenidos de la multiplicación anterior y se divide la suma resultante por el número total de créditos académicos matriculados.

          • ¿Cómo se realiza la cancelación de cursos?

            Para la cancelación de cursos por parte del estudiante, se ingresa al sistema de gestión académica, desde la sesión de cada estudiante en GÉNESIS, para Bucaramanga https://genesis-buc.udes.edu.co, para Cúcuta https://genesis-cuc.udes.edu.co, para Valledupar https://genesis-val.udes.edu.co, ingresar a la opción de matrícula académica, seleccionar el curso a cancelar, se visualiza la opción cancelar con un “botón rojo”, el sistema confirma la acción de cancelación y le enviará un código de seguridad al correo electrónico registrado en el sistema de gestión académica, se escribirá el código de seguridad en la opción de cancelar, si los caracteres coinciden el sistema validará y realizará la operación de cancelación del cursos seleccionado.

            Recordar que no debe tener ninguna deuda de paz y salvo, en caso de tenerla no podrá cancelar cursos matriculados.

            La cancelación de cursos de estudiantes condicionales deben realizarla con el coordinador del programa.

            No aplica para las cancelaciones de semestres.

          • ¿Cómo se realiza la cancelación de semestre?

            La cancelación de semestre se realiza ante el Programa Académico, diligenciando el formulario único de cancelación aprobado por el Director o Coordinador respectivo.

          • ¿Cuánto tiempo se demoran en procesar las notas reportadas ante Registro y Control?

            Tres días hábiles después del ingreso de la nota ante la oficina de Registro y Control por parte de los programas o departamentos.

          • ¿Por qué no me aparecen créditos en un curso vacacional o electivas o de línea en mi polígrafo?

            La materia no se encuentra asociando a su plan de estudio y debe hablar con su Programa Académico para solucionar esta incidencia.

          • VERIFICACIÓN DEL REGISTRO DE HOMOLOGACIÓN DE CURSOS
            • ¿Por qué tengo un pendiente de homologación si ya firmé mis Documentos en el programa académico?

              El Procedimiento Institucional define que el programa Académico debe regresar a Registro y Control Académico los Documentos para su respectiva revisión y custodia, es solo un parte del proceso, ya que sin la plena aprobación de los cursos homologados la matricula no se actualiza a los cursos reales que el estudiante requiere ver.

            • ¿Si soy estudiante de homologación por qué no puedo hacer la matrícula?

              • Porque el responsable de matrícula está a cargo del Director y Coordinador.

              • Porque no han sido revisados y aprobados sus cursos en la oficina de Registro y Control.

              • Porque está fuera de fechas de matrículas y debe dar una apertura extemporánea del sistema.

            • OTRAS
              • ¿Qué documentos se deben aportar para solicitar la modificación de nombres o apellidos por parte de un estudiante de la universidad?

                • Diploma y acta original de bachiller con el nuevo nombre o apellido.

                • Registro civil actualizado.

                • ICFES actualizado con los nuevos nombres o apellidos.

                • Fotocopia del documento de identidad actualizado.

                • Oficio solicitando el cambio de nombre o apellido.

                • Escritura pública notariada.

              • ¿Qué entidades están encargadas de expedir la tarjeta profesional?

                La tarjeta profesional es un trámite personal del estudiante, la universidad no realiza trámites para tarjetas profesionales.

              • ¿Qué dependencia es la responsable de expedir los contenidos programáticos?

                Los contenidos programáticos son expedidos por la dirección o coordinación académica respectiva.

              • ¿Cómo reestablecer contraseña del sistema de gestión académica (SIGA-UDES)?

                Para restablecer la contraseña en SIGA-UDES debe ingresar al link de cada Campus, así:

                • Estudiantes aplicativo Génesis: para Bucaramanga https://genesis-buc.udes.edu.co, para Cúcuta https://genesis-cuc.udes.edu.co, para Valledupar https://genesis-val.udes.edu.co.

                • Docentes Galileo: para Bucaramanga https://galileo-buc.udes.edu.co, para Cúcuta https://galileo-cuc.udes.edu.co, para Valledupar :https://galileo-val.udes.edu.co.

                • Administrativos Master: para Bucaramanga https://master-buc.udes.edu.co, para Cúcuta https://master-cuc.udes.edu.co, para Valledupar https://master-val.udes.edu.co.

                Se debe seguir los siguientes pasos:

                • ingresar al link correspondiente.

                • Confirmar que se encuentre en el Campus.

                • Dar click en restaurar contraseña.

                • Digitar el login (Estudiante “código” – Docentes “Documento” – Administrativos “Usuario”) y el correo electrónico que tiene inscrito en el sistema de gestión académica.

                • El sistema de gestión académica enviará un mensaje con un código para restaurar la contraseña.

                • Volver a la página de inicio del sistema de gestión académica, ingresar el usuario y la contraseña de restauración.

                • Actualizar la contraseña, teniendo en cuenta que se cumplan las características señaladas.

              • ¿Por qué se demoran mis solicitudes o me responde con preguntas sobre mi información de estudiante?

                Porque desde registro y Control se busca, proteger la información personal, y Académica del estudiante, así mismo porque dentro de la institución educativa el estudiante adquiere una información que genera parámetros de seguridad y búsqueda para facilitar todos los tramites académicos.

              • ¿Cuál sería la forma más segura de recibir información?

                Brindar la información básica: nombre y código del estudiante, sede, programa académico, si tiene información de sus cursos igualmente código, nombre y letra de grupos, y un pequeño párrafo con la novedad presentada. Así todo el tramite será más dinámico y efectivo.

Image
Servicios
Sistema Génesis Sistema GALILEO Directorio Telefónico Chat en línea