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Previamente a la definición de la hoja de ruta para el año que comienza, la Vicerrectoría Administrativa y Financiera de la Universidad de Santander (UDES) hace un balance de la gestión realizada el año anterior respecto a la planeación estratégica anual, considerando los principales logros de los procesos y subprocesos que conforman el Sistema de Gestión de Calidad.

En este orden de ideas, compartimos algunas mejoras implementadas en el año anterior, las cuales se desarrollaron a partir de la comunicación permanente con los clientes y demás grupos de interés, con el propósito de hacer más efectiva la provisión y prestación del servicio, favoreciendo de paso la optimización de recursos.

Destacamos al subproceso de Tesorería, que ha centralizado la cancelación de cuentas por pagar, disminuyendo trámites internos para el pago de cuentas de Cúcuta y Valledupar, dinamizando el flujo de efectivo y la distribución de recursos para el pago de obligaciones financieras de toda índole. Este cambio trajo consigo, otras novedades como la digitalización de los documentos soporte de las operaciones de pago, mediante la implementación de un visor para la visualización de los documentos que respaldan la conformidad de cada etapa ejecutada en el registro de las cuentas o facturas.

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Además de lo anterior, se implementó la notificación automática de pagos a proveedores, la cual se activa inmediatamente la entidad financiera confirma el desembolso de los pagos realizados. Esta opción ha disminuido significativamente, las solicitudes de los proveedores de información relacionada con los pagos, dado que se informa detalladamente la relación de facturas canceladas, valores de los descuentos realizados por todo concepto y abono en cuenta. De otro lado, en el portal de proveedores disponible en el micrositio de Compras, cuenta con la opción de la consulta de pago y también la descarga de certificaciones tributarias. Todo en un solo lugar.

Otro aspecto positivo fue el diseño y puesta en marcha del micrositio de Planta Física, en el cual se publica información relevante, relacionada con la infraestructura física de la Universidad en los tres campus, además de datos estadísticos respecto a áreas construidas, destinación, ocupación, recursos disponibles, entre otros; se cuenta con otras opciones como mapa interactivo, archivo fotográfico, historia del desarrollo de la infraestructura, y enlaces para consultar otras secciones de la página web institucional, como el Museo arqueológico, estación del clima, datos ambientales de relevancia como la producción de energía mediante los paneles solares instalados en los campus universitarios. Cabe anotar que la información publicada hace referencia a los campus de Bucaramanga, Cúcuta y Valledupar y está disponible para toda la comunidad universitaria.

Por otra parte, se avanzó en el proyecto de ampliación del alcance del SGC-VAF, con la documentación de la información del proceso de Vicerrectoría de Enseñanza y sus subprocesos: Desarrollo Estudiantil, Desarrollo Profesoral, Gestión Curricular, Centro de Idiomas y Analítica Académica; asimismo Graduados, Bienestar Institucional, Educación Continua, Autorregulación, Centro de Conciliación y Consultorio Jurídico.

Para el 2024, el pronóstico es muy positivo: se planea la implementación de opciones tecnológicas para la atención de solicitudes de servicio para los procesos y subprocesos participantes en el proyecto de ampliación del alcance del SGC-VAF; en el mes octubre se espera la recertificación del Sistema de Gestión de Calidad; se proyecta finalizar con la implementación del sistema de gestión de calidad en los procesos y subprocesos que se van a incluir dentro del SGC-VAF, entre otros propósitos que la Vicerrectoría Administrativa y Financiera ha definido para continuar apoyando en forma irrestricta a la Universidad en el logro de sus objetivos. Para esto dispone de los recursos humanos, tecnológicos y financieros requeridos para cumplir con la planeación estratégica anual del SGC-VAF, como se ha venido realizando.

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